« Si tu oublies de te préparer, prépares toi à être oublié » Confucius.

Les grands sportifs sont parfaitement organisés pour réussir. Ils ont mis en place des routines bien huilées pour les amener à la performance le jour J.

Les meilleurs commerciaux sont aussi des machines d’organisation. Grâce à une organisation au cordeau, ils exploitent les contacts qu’ils ont eu précédemment. Rien ne peut leur échapper.

La bonne organisation du planning du commercial est une des clés de son succès.

Ils savent relancer au bon moment, quand prospecter, quand établir leurs offres commerciales, quand interagir avec la direction, quand utiliser les réseaux sociaux, etc… Une bonne organisation commerciale répond aux besoins des clients et des prospects, mais répond aussi et surtout aux besoins inhérents au métier du vendeur ; la bonne planification de ses tâches de relance, de prospection, de rédaction des offres.

Rien de pire que de trouver un prospect, de débuter une relation et de perdre sa carte de visite. Si celui-ci n’est pas encore prêt, pas encore mûr pour notre offre, ce n’est pas grave. Il va falloir le relancer au bon moment, le suivre au plus prêt pour être là au moment où il sera chaud pour passer à l’action. Nous avons pour ce faire un assistant en permanence avec nous ; c’est le CRM, customer relationship management en anglais ou logiciel de gestion de la relation client en français.

Le CRM est l’outil magique du commercial

Nous ne sommes plus au stade des fiches papier ou même des documents word ou excel. Un outil CRM au service de notre activité commerciale est notre meilleur allié. Il en existe beaucoup sur le marché, gratuit ou payant, et il est de notre devoir de choisir celui qui va le mieux cadrer avec nos besoins spécifiques métier.

Disponible en mode Saas en ligne et bien souvent accompagné d’une application mobile, notre CRM va nous aider à gérer toutes nos opportunités d’affaires, à créer nos offres, à effectuer nos relances. Nous allons pouvoir rentrer n’importe quel contact dans ce logiciel de gestion de clients. Il nous sert également de tableau de bord transactionnel avec nos prospects. Nous y relaterons tous les échanges que nous avons avec lui. Nous pourrons même le lier à notre site web, afin que nos contacts digitaux l’incrémentent automatiquement et créent de nouvelles tâches.

Le CRM est le couteau suisse du commercial. Il permet de planifier ses relances, de programmer ses rendez-vous et ses appels. Il nous donne les bonnes informations lorsque l’on en a besoin, principalement en itinérance. Enfin, il nous rappelle, comme par magie, des opportunités de contrat à recontacter au bon moment pour les faire aboutir.

Savoir relancer, être présent au bon moment, c’est tout ce que nous devons apprendre à faire avec notre CRM. Exploiter toute l’activité que nous avons effectuée en amont pour en récolter les fruits ; c’est tout l’enjeu d’une parfaite organisation.

Non le CRM n’est pas un outil de flicage comme peuvent le penser certains commerciaux. Il doit être vu comme un précieux allié dans notre activité commerciale, comme notre ami qui nous veut du bien.

L’objectif est simple ; être là au bon moment au bon endroit !

Seule une parfaite organisation permet cela encore et encore.

Organiser parfaitement sa semaine

Rien de pire que d’arriver au bureau et de se demander ce que nous allons faire aujourd’hui. Nous devons construire notre agenda hebdomadaire d’activité comme un plan d’attaque. La clé est de créer un emploi du temps en fonction des priorités que nous nous sommes fixées.

Rappelons-nous de notre levier prioritaire d’action : quel est-il pour ce mois, pour cette semaine ?

A partir de cela découpons celui-ci en plus petites actions à effectuer tous les jours et casons-les dans notre agenda en début de semaine.

La meilleure organisation, à mon sens, se fait par demi-journée.

Lundi : matin gestion administrative / préparation de la semaine / fixation des objectifs

Après-midi ; envoi des propositions commerciales de la semaine précédente.

Mardi : matin phoning / après-midi relance commerciale. Etc…

Le but est de savoir quelle est la tâche à effectuer sans y réfléchir.

L’habitude développe la productivité et la créativité.

Les seuls changements de ton emploi du temps millimétré que tu peux accepter sont les signatures prospects. L’objectif principal étant de signer de nouveaux contrats, si ton prospect est OK pour contractualiser avec toi et qu’il n’est disponible que tel jour à telle heure au plus près, bien sûr, tu dois t’adapter pour y répondre. Tu réorganiseras ta semaine en fonction.

Prévoyons aussi dans notre agenda, c’est important, des phases de réflexion stratégique. Des moments où nous envisageons notre activité sous un autre angle et où nous pouvons tester de nouvelles approches ou étudier ce que propose la concurrence, le benchmark en anglais.

Rappelons-nous que nous travaillons dans un environnement qui évolue à toute vitesse et qu’il convient de nous adapter vite pour ne pas mourir. Cela a même donné naissance au concept d’agilité. Nous devons rester agile et être capables de pivoter rapidement vers de nouvelles approches ou de nouvelles offres. Le marché est roi et c’est à nous d’y répondre au mieux. Par exemple en réfléchissant à une nouvelle façon de contacter des prospects puis en la testant.

Selon l’entreprise dans laquelle nous travaillons ou si nous sommes à notre compte, il est également important de prévoir des moments où nous allons nous entrainer. L’entrainement commercial, comme l’entrainement sportif sont primordiaux pour affiner son approche et améliorer ses performances sur le terrain. Répondre aux nouvelles objections que nous avons rencontrées, affiner notre argumentaire, mettre en perspective les bénéfices de notre offre.

Il est important d’avoir à disposition un « playbook », un manuel pratique de la vente que nous allons renseigner au fur et à mesure de notre expérience et auquel nous pourrons nous référer le moment voulu. Toute l’approche commerciale de la prise de contact à la signature du contrat doit être répertoriée.

Nos résultats de vente vont à la fois dépendre de notre mental et de la régularité de nos actions. Nous devons trouver la meilleure gestion du temps possible entre l’imprévu et l’anticipation. Notre niveau d’organisation détermine notre réussite dans le métier de vendeur.

Une fois la bonne stratégie organisationnelle en place, c’est la régularité de l’effort consenti qui va indiscutablement produire des résultats.

Les 7 clés de la bonne organisation commerciale :

1. Un processus de vente clair et reproductible
2. Un CRM qui convient parfaitement à son activité
3. Un suivi optimisé des KPI pour savoir où agir en cas de baisse des chiffres
4. Un planning hebdomadaire maitrisé où tout est programmé
5. Une optimisation des déplacements commerciaux
6. Une proactivité permanente pour ne pas se laisser déborder
7. Une agilité instinctive pour se réadapter en cours de route et ne pas rater les opportunités qui se présentent

« La chance ne sourit qu’aux esprits bien préparés » Louis Pasteur

Si tu veux que je t’accompagne pour déterminer ta meilleure organisation pour performer, je t’invite à réserver un rendez-vous avec moi pour échanger sur le sujet.